Tanda tangan digital dewasa ini menjadi salah satu teknologi yang sangat penting dan membantu banyak perusahaan berkembang dan dapat scale-up dengan cepat. Teknologi ini dirasa sangat memberikan kemudahan bagi banyak orang yang setiap hari berurusan dengan persuratan maupun administrasi internal maupun eksternal. Dalam proses tanda tangan digital dapat dilakukan secara online maupun menggunakan aplikasi sehingga dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun selama masih memiliki koneksi internet.
Proses transformasi digital saat ini merupakan peralihan dari yang semula mengandalkan cara-cara sederhana yang awalnya menggunakan cara manual berubah menjadi menggunakan teknologi canggih sehingga membawa pengaruh yang sangat signifikan dan tentunya positif.
Pemanfaatan Sertifikat Elektronik salah satunya yaitu tanda tangan digital sehingga pekerjaan kita akan lebih mudah dan menghemat biaya, waktu, maupun tenaga. Saat ini perusahaan-perusahaan dari semua sektor semakin banyak memanfaatkan teknologi ini dengan maksimal, terutama dalam proses persuratan dan administrasi. Mereka menggunakan aplikasi persuratan seperti SESPRI untuk membuat, disposisi, pengarsipan, dan distribusi yang terintegrasi dengan tanda tangan digital.
Untuk bisa memilik tanda tangan digital yang tersertifikasi awalnya kita harus memiliki sertifikat elektronik terlebih dahulu yang bisa kita dapatkan di salah satu Penyelenggara Sertifkat Elektronik di Indonesia yaitu diantaranya ada Privy, Peruri, Vida, Djelas, dan Digisign yang melayani sektor swasta, sedang untuk instansi atau lembaga negara bisa di dapatkan melalui BSrE, dan BJIK (BPPT).
Sertifikat elektronik ini akan melekat pada personal tersebut selama personal tersebut mengaktifkan, karena masa berlakunya saat ini hanya satu tahun. Biasanya kita ibaratkan sertifikat elektronik ini sebagai ballpoint kita yang kita pergunakan untuk tanda tangan digital/elektronik.
Dengan menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi ini dapat membantu memudahkan dalam penandatanganan dokumen, selain cepat dan mudah, tentu saja juga aman. Dalam hal ini aman yang dimaksud yaitu dengan melindungi informasi dari resiko pencurian data, modifikasi data, pemalsuan data dan penyangkalan terhadap data yang ditransaksikan serta perlindungan sistem elektronik, dan dalam upaya pengamanan tersebut dilakukan dengan skema kriptografi infrastruktur kunci publik.
Mengapa Harus Pakai Tanda Tangan Digital?
Adanya teknologi canggih ini pastinya akan membantu banyak pihak baik perorangan maupun komunitas untuk dapat bekerja lebih produktif. Berikut adalah beberapa alasan dengan menggunakan tanda tangan digital tersertifikasi:
- Menjaga Lingkungan : Menghemat penggunaan kertas, sehingga mengurangi penebangan hutan.
- Memiliki Legalitas dan Terpercaya : Memiliki kekuatan hukum yang sah seperti tanda tangan basah
- Menghemat Waktu, Biaya dan Tenaga : Pemrosesan dokumen atau berkas lebih cepat, dan lebih murah
- Sangat Praktis : Bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun selama masih memiliki koneksi internet
- Keamanan Lebih Terjamin: Dengan teknologi Asymmetric cryptography
- Mencegah Penularan Virus: Pengiriman dokumen bisa dilakukan dengan sistem digital sehingga lebih aman
Type Jenis Tanda Tangan Digital
Di Indonesia sudah ada dasar hukum yang mengatur tentang keberadaan Tanda Tangan Digital atau Elektronik yaitu di antaranya:
- Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik;
- Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik;
- Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 11 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Elektronik;
- Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
Mari kita kenali type jenis tanda tangan digital yang memiliki kekuatan hukum yang sama berdasarkan teknologi yang dipergunakan:
a. Tanda Tangan Digital Tidak Tersertifikasi
Tanda Tangan ini tidak dilengkapi dengan enkripsi, sehingga dapat menyebabkan kesulitan diketahui asli atau tidak karena tidak mampu melakukan pembacaan hirarki dan identitas pada dokumen yang sudah diberikan tanda tangan, kemudian memliki kelemahan sangat mudah untuk dilakukan pemalsuan/penggandaan. Salah satu contoh pembuatannya yaitu dengan membuat tanda tangan basah pada kertas lalu di scan lalu di emmbed pada file atau dokumen. Jenis tanda tangan ini tidak direkomendasikan untuk di gunakan.
b. Tanda Tangan Digital Tersertifikasi
Tamda tangan ini sudah dilengkap dengan teknologi enkripsi dokumen yaitu teknologi asymmetric cryptography yang bisa mengetahui hirarki dan identitas penandatangan. Selain itu jenis ini juga mampu mengetahui setiap perubahan yang terjadi pada dokumen. Dalam Proses Tanda tangan juga memiliki tingkat keaamanan yang tinggi, sebelum personal tanda tangan harus melalui 2FA ( Two Factor Authentication) yaitu menggunakan Password dan Kode OTP melalui SMS ke Nomor Telepon Personal atau email yang bersangkutan. Jenis ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah.
Aplikasi Tanda Tangan Digital
Dengan digaungkannya Program Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) mengamanatkan perwujudan tata kelola dalam pengaturan, pengarahan dan pengendalian secara terpadu serta proses manajemen SPBE yang efektif, efisien, berkesinambungan dan berkualitas pastinya menjadikan banyak perubahan yang dilakukan. Begitu juga pada tanda tangan pun juga memiliki kemajuan yaitu ditandai dengan adanya aplikasi tanda tangan digital yang didevelopment. Berikut ini beberapa aplikasi tanda tangan digital.
- SERTISIGN
- DIGISIGN
- PERURI SIGN
- PrivyID
- VidaSign
- Teken
- Teken Aja
- Esign
Aplikasi- aplikasi tersebut biasanya memiliki layanan dan kualitas yang berbeda-beda dan tentunya berbayar agar dapat menikmati kualitas dan fitur-fitur premium seperti single sign, pararel sign, hirarki sign, dan bulk sign, dan lain-lain. Aplikasi tersebut dapat digunakan pada smartphone dan juga diakses melalui Web.
Definisi Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital menurut Undang – Undang
Tanda tangan elektronik merupakan tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan authentikasi.
Sedang Tanda tangan digital merupakan bagian dari tanda tangan elektronik yang dibuat menggunakan sertifikat elektronik. Tanda tangan digital dihasilkan dari skema matematis dengan proses algoritma IKP (infrastruktur kunci publik). Tanda tangan digital mampu membuktikan identitas penanda tangan, keaslian dan keutuhan dari dokumen elektronik.
Dari penjelasan difinisi diatas pastinya sudah dapat diketahui perbedaan antara tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital sehingga kita bisa menggunakannya dengan baik.
Cara membuat tanda tangan elektronik/digital online di microsoft word
Langkah-langkah atau cara membuat tanda tangan digital selain bisa di lakukan melalui website atau aplikasi, bisa juga dilakukan lewat Aplikasi Office Word. Cara membuat tanda tangan elektronik/digital online di microsoft word yaitu sebagai berikut:
1. Buat Dokumen yang siap dibubuhi tanda tangan digital
2. Letakan pointer dibagian yang akan dibubuhi tanda tangan digital
3. Di Menu Insert atau Sisipkan pilih grup Text – kemudian klik daftar Signature Line atau Baris Tanda Tangan, lalu klik Baris Tanda Tangan Microsoft Office
4. Setelah itu akan muncul kotak pengaturan yang harus diisi:
- Penandatangan yang disarankan : Nama lengkap penanda tangan
- Jabatan penanda tangan yang disarankan : Jabatan penanda tangan yang dimiliki (jika ada)
- Alamat email penanda tangan yang disarankan : Alamat penanda tangan (jika diperlukan)
- Instruksi untuk penanda tangan : Tambahkan instruksi bagi penanda tangan
-
5. Beri centang kotak perintah sesuai dengan yang diinginkan
6. Setelah muncul kotak file untuk tanda tangan – klik file lalu klik kanan pada baris tanda tangan
7. Pilih Menu lalu Tanda Tangan
- Menambahkan versi cetak – lalu klik bagian X dan tulis nama Anda
- Apabila melalui gambar tanda tangan klik Pilih Gambar – lalu Pilih Gambar Tanda Tangan, dan pilih gambar tanda tangan yang akan dimasukkan.
Itulah salah satu cara penerapan tanda tangan digital di word yang dapat diimplementasikan dengan mudah dan cepat.
Rangkuman
- Tanda tangan digital sebaiknya dilakukan secara resmi dan terintegrasi dengan sertifikat elektronik karena menjadi bagian penting dan lebih aman.
- Dengan adanya kemajuan teknologi tanda tangan digital dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
- Proses tanda tangan digital dapat dilakukan menggunakan aplikasi dan website dari penyelenggara yang terpercaya.
- Tanda tangan digital sudah memiliki dasar hokum yang berlaku dan mengatur keamanan dan melindungi dari proses tanda tangan.