Di mana pun terdapat Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil maka di tempat tersebut pasti akan dipenuhi oleh orang-orang yang ingin mengurus dokumen kependudukan. Beragam dokumennya, mulai dari Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Akta Kematian hingga berbagai jenis dokumen lainnya.
Di kantor kependudukan, warga biasanya membawa berkas berisi semua dokumen yang dibutuhkan untuk mendapatkan berbagai dokumen. Mereka juga sering harus melewati proses legalisir salinan dokumen mereka sebagai syarat sah untuk mendapatkan verifikasi data konvensional.
Namun, pandemi telah mengubah segala aspek kehidupan. Pada dunia kerja, penting untuk melakukan upaya pembatasan sosial dengan tujuan mencegah penumpukan orang di tempat-tempat tertentu untuk mengurangi risiko infeksi virus Covid-19.
Dokumen Kependudukan Berbasis Digital
Sebelum pandemi datang, ide tentang digitalisasi dokumen kependudukan sudah dimunculkan. Namun, untuk pelaksanaannya, masih memerlukan aturan pendukung yang berlaku di daerah-daerah. Sebagai contoh, Permendagri Nomor 104 Tahun 2019 Tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan telah mengatur format digital, namun tetap saja penerapannya perlu mendapat dukungan Surat Edaran Walikota.
Pasal 19 ayat 6 Permendagri 104/2019 itu berbunyi “Dalam hal Dokumen Kependudukan dengan format digital dan sudah ditandatangani secara elektronik dan KTP-el tidak memerlukan pelayanan legalisir”.
Kita ambil contoh di Surat Edaran Walikota Makassar No. 470/53/S.Edar/Disdukcapil/II/2020 mengenai Implementasi Permendagri nomor 104 tahun 2019 dan Permendagri Nomor 109 tahun 2019, yang kemudian mengatur bahwa:
- Dokumen Kependudukan berupa Kartu Keluarga yang telah ditandatangani secara elektronik dan KTP-el tidak memerlukan pelayanan legalisir
- Dokumen Pencatatan Sipil yang telah ditandatangani secara elektronik tidak memerlukan pelayanan legalisir.
Lalu aturan kedua yang disebut di surat edaran walikota tersebut, yaitu Permendagri No. 109 tahun 2019 Tentang Formulir dan Buku Yang Digunakan Dalam Administrasi Kependudukan, pada pasal 12 dan 14 mengatur bahwa Dokumen Kependudukan dan Pencatatan Sipil berupa Kartu Keluarga, Kutipan Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Akta Perceraian dan Akta Pencatatan Sipil Lainnya menggunakan kertas HVS 80 gram.
Baca Juga: Manfaat Penting Tanda Tangan Digital Bagi Pebisnis
Manfaat Aturan-Aturan Digitalisasi Dokumen Kependudukan
Apa manfaat dari aturan-aturan di atas? Di Makassar, warga tidak perlu lagi mengantre di kantor kependudukan untuk mengurus akta kematian. Ini karena website dinas setempat yang memungkinkan mereka mengunggah foto atau dokumen digital yang dibutuhkan sebagai persyaratan hanya dengan beberapa klik saja.
Setelah Anda mengirimkan dokumen lengkap, petugas akan memprosesnya dan memberi tahu Anda melalui email ketika selesai. Dokumen kependudukan yang telah disetujui diberikan dalam format digital berupa file PDF yang ditandatangani secara elektronik oleh pejabat pencatatan sipil. Secara fisik, tanda tangan ini berupa kode QR.
Tanda tangan digital tentu tidak sama dengan tanda tangan konvensional yang dihasilkan melalui proses scan. Mengingat dokumen ini adalah dokumen pemerintah, maka untuk memastikan keabsahannya memerlukan verifikasi yang lebih ketat. Dokumen kependudukan format digital ini ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat yang telah tertuang dalam Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
Di tengah pandemi, warga telah menyesuaikan diri dengan menyimpan dokumen mereka seperti Kartu Keluarga atau Kutipan Akta Kematian secara digital. Meskipun demikian, untuk kepentingan urusan tertentu, dokumen harus tetap dicetak di kertas HVS A4 80 gram.
Dengan demikian, digitalisasi dokumen kependudukan masih dalam tahap pembentukan. Hal ini menimbulkan kesulitan bagi warga pengguna yang biasanya harus antri di kantor negara. Namun, implementasi format dokumen digital ini setidaknya bisa mengurangi antrian fisik yang terjadi di kantor Dukcapil.
Warga masih harus mengurus surat-surat resmi dari RT, RW hingga ke kelurahan dan kadang kantor kecamatan. Meski begitu, setidaknya tidak ada risiko tinggi asosiasi dengan membuat antrian di berbagai tingkat tersebut, meskipun masih membutuhkan hadir secara fisik.
Bersikeras untuk melihat hari dimana semua dokumen kependudukan bisa dibuat secara digital. Cukup mengurus online dan me ndapat tanda tangan digital, tanpa harus menunggu tanda tangan Pemerintah Desa. Kami memandang verifikasi biometric identitas kita sebagai warga dengan cara jarak jauh akan sangat berarti agar proses urusan penduduk (termasuk transaksi di institusi keuangan) dapat dilakukan cepat, akurat dan aman tanpa adanya kontak fisik.
Tentang Kami
Untuk mendapatkan tanda tangan digital yang tersertifikasi sebetulnya cukup mudah, Anda tinggal melakukan registrasi dan penerbitan sertifikat digital. Apabila sertifikat digital sudah terbit Anda bisa langsung memanfaatkannya untuk tanda tangan digital, e-meterai, e-stamp, yang tentu saja tersertifikasi dan sah secara hukum.Anda tinggal upload dokumen PDF Anda dan langsung membubuhkan tanda tangan digital atau e-meterai pada dokumen Anda, kemudian menentukan letaknya, dan langkah terkahir yaitu memasukan otp atau pin yang sudah kita request ke sistem. Selanjutnya Dokumen akan tertandatangani dan bisa langsung diunduh ke perangkat atau storage Anda.
SERTISIGN hadir dengan aplikasi yang sempurna. Selain memungkinkan Anda untuk tanda tangani dokumen secara elektronik, aplikasi ini juga menyediakan E-meterai, stempel digital dan visual QR Code dalam satu platform terpadu. Dapat diintegrasikan dengan sistem API, tersedia dalam versi web maupun mobile, disertai sistem penyimpanan cloud dan keamanan yang aman untuk melindungi anda dari cyber crime.
Jadi menurut Anda Apakah Pebisnis Harus Memiliki Tanda Tangan Digital? Di sini kami telah menjelaskan Manfaat Penting Tanda Tangan Digital Bagi Pebisnis, semoga bisa membantu. Apabila Anda menginginkan Info lebih detail dan ingin berkonsultasi dengan Advisor kami Segera kontak SERTISIGN di crm@sertisign.id WhatsApp Admin 1 +62811 8954 055 WhatsApp Admin 2 +62811 9564 055